Validación del esquema de metadatos en entornos universitarios como fuente integral de una gestión por procesos

Resumen

Validar la metadata en un entorno académico al aplicar gestión documental, apoyada por una administración por procesos en instituciones de educación superior, permite que el documento cumpla con características de fiabilidad, integridad y autenticidad al describir el contexto en el que fue elaborado y su tramitación. Es importante agregar que, la presente investigación determina el paradigma del uso de los metadatos, aprueba la automatización y consolida la prevención de la obsolescencia de las tecnologías que conciben los problemas técnicos digitales de mayores riesgos en la reproducción y recuperación de la información generada en el transcurso del tiempo. De acuerdo con las investigaciones realizadas en Ecuador, la Universidad Politécnica Salesiana (UPS) es la única que, en un entorno colaborativo, aplica la gestión documental en la gestión por procesos de la institución al definir su propio esquema de metadatos para la validación y  contextualización de los documentos electrónicos.

El uso de un lenguaje controlado en el ámbito académico requiere tener un estándar establecido en relación con los objetos de descripción, ya que facilitan el acceso a la información con los parámetros determinados en la institución universitaria, puesto que las estrategias en cada organización son las que garantizan el acceso a través del tiempo. Por consiguiente, el enfoque cualitativo ha permitido obtener los puntos de vista y las perspectivas de las características de los metadatos en el documento electrónico como la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad debido a que, en la actualidad, son considerados símbolos que describen el contexto, contenido y la estructura con el que se ha desarrollado. Para ello, las normas de descripción archivística se fusionan exponencialmente con el esquema de metadatos. Todo ello, con la finalidad específica de las instituciones universitarias.

En el texto se evidencia que el uso del esquema de metadatos está encaminado a crear relaciones entre procesos y el cuadro de clasificación funcional, nivelar la conexión entre las instancias y los procesos a largo plazo, determinar la línea de referencia en los documentos generados, definir las aplicaciones informáticas por utilizar en la creación, recepción y registro de documentos y asegurar la validez del documento sin que caiga todo el peso al certificado de firma electrónica.